Wie wir Compliance sichergestellt und einen wichtigen Kundenvertrag gesichert haben
Unser Kundebetreibt weltweit mehrere hundert Lebensmittelproduktionsstandorte. In einer Branche, in der bereits ein einzelner Qualitätsmangel schwerwiegende Folgenhaben kann, gelten höchste Anforderungen an Qualität, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit. Insbesondere Großkunden überprüfen diese Anforderungen regelmäßig im Rahmen von Compliance-Audits.
Bei einem Auditan einem Produktionsstandort unseres Kunden wurde eine Diskrepanz zwischen der Technischen Dokumentation und der tatsächlichen Anlageninstallation festgestellt.
Die Produktionsanlage funktionierte einwandfrei – doch der Kunde konnte dies nichteindeutig nachweisen.
Es handelte sichdabei nicht lediglich um ein Dokumentationsproblem. Ohne normgerechte undvollständige Dokumentation drohte der Verlust eines wichtigen Kundenvertrags.
Der Handlungsbedarf war entsprechend hoch. Sämtliche Dokumentationen mussten kurzfristig mit dem tatsächlichen Anlagenzustand abgeglichen werden, um Transparenz herzustellen, das Vertrauen des Kunden zurückzugewinnen und die Auditfähigkeit sicherzustellen.
Neben dem akuten Compliance-Risiko führte die fehlerhafte Dokumentation täglich zu operativen Problemen:
Jede Instandhaltungsmaßnahme war mit vermeidbaren Risiken verbunden. In einer Produktionsumgebung, in der Anlagenverfügbarkeit unmittelbar wirtschaftlichen Erfolg bedeutet und Sicherheit oberste Priorität hat, war diese Situationlangfristig nicht tragbar.
Wir schlossen die Lücke zwischen Dokumentation, digitalen Systemen und der tatsächlichen Anlage. Aus einer kritischen Compliance-Situation entstand die Grundlage füreffizientere Prozesse und nachhaltige Leistungssteigerungen im Anlagenbetrieb.
What we did:
Schritt 1: Zeichnungen validieren und digitalisieren
Zunächstüberprüften wir sämtliche Bestandszeichnungen systematisch anhand dertatsächlichen Anlageninstallation. Abweichungen wurden korrigiert und diegesamte Dokumentation digitalisiert.
Dadurch konntensich die Mitarbeitenden darauf verlassen, dass sämtliche Zeichnungen dentatsächlichen Anlagenzustand widerspiegeln. Unsicherheiten und Fehlerquellenwurden deutlich reduziert.
Schritt 2: Schneller Zugriff auf die richtige Dokumentation
Anschließendentwickelten wir eine benutzerfreundliche digitale Plattform, auf der sämtlichefreigegebenen Dokumentationen direkt den jeweiligen Anlagen und Komponentenzugeordnet wurden.
Instandhaltungstechnikererhalten nun mit wenigen Klicks Zugriff auf:
FehlendeDokumentationen wurden identifiziert, bei Lieferanten und Herstellern beschafftund vollständig ergänzt.
Aufwendige Wegeins Dokumentenarchiv oder zur Anlage, nur um eine Ersatzteilnummer zu prüfen,gehören damit der Vergangenheit an. Alle Informationen stehen heute digital, aktuell und jederzeit verfügbar bereit.
Schritt 3: Enge Zusammenarbeit und Schulung
Während desgesamten Projekts arbeiteten wir eng mit Betrieb, Engineering undInstandhaltung zusammen. Gemeinsam erfassten wir Anforderungen an Anlagen,Prozesse und Dokumentation.
Durch die aktiveEinbindung der Anwender in die Entwicklung der digitalen Plattform erreichtenwir eine hohe Akzeptanz sowie eine nachhaltige Verankerung der neuenArbeitsweise innerhalb der Organisation.
Schritt 4: Governance für weltweite Standardisierung
Mit den erstenErfolgen wurde das Projekt kontinuierlich erweitert.
Was ursprünglichals Dokumentationsprojekt für einen einzelnen Standort begann, entwickelte sichzu einer strategischen Initiative zur Standardisierung der weltweitenDokumentations- und Kennzeichnungsprozesse.
Hierfürentwickelten wir verbindliche Governance-Dokumente, unter anderem für:
Durch die enge Verzahnung von Dokumentation, digitalen Systemen und operativen Abläufenunterstützten wir unseren Kunden dabei, seine Produktionsprozesse transparent,kontrollierbar und auditfähig zu gestalten.
Direkte Ergebnisse:
Langfristiger Mehrwert
