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Wie wir Compliance sichergestellt und einen wichtigen Kundenvertrag gesichert haben
Unser Kundebetreibt weltweit mehrere hundert Lebensmittelproduktionsstandorte. In einer Branche, in der bereits ein einzelner Qualitätsmangel schwerwiegende Folgenhaben kann, gelten höchste Anforderungen an Qualität, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit. Insbesondere Großkunden überprüfen diese Anforderungen regelmäßig im Rahmen von Compliance-Audits.
Bei einem Audit an einem Produktionsstandort unseres Kunden wurde eine Diskrepanz zwischen der Technischen Dokumentation und der tatsächlichen Anlageninstallation festgestellt.
Die Produktionsanlage funktionierte einwandfrei – doch der Kunde konnte dies nichteindeutig nachweisen.
Es handelte sich dabei nicht lediglich um ein Dokumentationsproblem. Ohne normgerechte und vollständige Dokumentation drohte der Verlust eines wichtigen Kundenvertrags.
Der Handlungsbedarf war entsprechend hoch. Sämtliche Dokumentationen mussten kurzfristig mit dem tatsächlichen Anlagenzustand abgeglichen werden, um Transparenz herzustellen, das Vertrauen des Kunden zurückzugewinnen und die Auditfähigkeit sicherzustellen.
Neben dem akuten Compliance-Risiko führte die fehlerhafte Dokumentation täglich zu operativen Problemen:
Jede Instandhaltungsmaßnahme war mit vermeidbaren Risiken verbunden. In einer Produktionsumgebung, in der Anlagenverfügbarkeit unmittelbar wirtschaftlichen Erfolg bedeutet und Sicherheit oberste Priorität hat, war diese Situation langfristig nicht tragbar.
Wir schlossen die Lücke zwischen Dokumentation, digitalen Systemen und der tatsächlichen Anlage. Aus einer kritischen Compliance-Situation entstand die Grundlage für effizientere Prozesse und nachhaltige Leistungssteigerungen im Anlagenbetrieb.
Unsere durchgeführten Maßnahmen:
Schritt 1: Zeichnungen validieren und digitalisieren
Zunächst überprüften wir sämtliche Bestandszeichnungen systematisch anhand der tatsächlichen Anlageninstallation. Abweichungen wurden korrigiert und die gesamte Dokumentation digitalisiert.
Dadurch konnten sich die Mitarbeitenden darauf verlassen, dass sämtliche Zeichnungen den tatsächlichen Anlagenzustand widerspiegeln. Unsicherheiten und Fehlerquellenwurden deutlich reduziert.
Schritt 2: Schneller Zugriff auf die richtige Dokumentation
Anschließend entwickelten wir eine benutzerfreundliche digitale Plattform, auf der sämtliche freigegebenen Dokumentationen direkt den jeweiligen Anlagen und Komponentenzugeordnet wurden.
Instandhaltungstechnikererhalten nun mit wenigen Klicks Zugriff auf:
Fehlend eDokumentationen wurden identifiziert, bei Lieferanten und Herstellern beschafft und vollständig ergänzt.
Aufwendige Weg eins Dokumentenarchiv oder zur Anlage, nur um eine Ersatzteilnummer zu prüfen, gehören damit der Vergangenheit an. Alle Informationen stehen heute digital, aktuell und jederzeit verfügbar bereit.
Schritt 3: Enge Zusammenarbeit und Schulung
Während desgesamten Projekts arbeiteten wir eng mit Betrieb, Engineering und Instandhaltung zusammen. Gemeinsam erfassten wir Anforderungen an Anlagen, Prozesse und Dokumentation.
Durch die aktive Einbindung der Anwender in die Entwicklung der digitalen Plattform erreichten wir eine hohe Akzeptanz sowie eine nachhaltige Verankerung der neuen Arbeitsweise innerhalb der Organisation.
Schritt 4: Governance für weltweite Standardisierung
Mit den ersten Erfolgen wurde das Projekt kontinuierlich erweitert.
Was ursprünglich als Dokumentationsprojekt für einen einzelnen Standort begann, entwickelte sich zu einer strategischen Initiative zur Standardisierung der weltweiten Dokumentations- und Kennzeichnungsprozesse.
Hierfür entwickelten wir verbindliche Governance-Dokumente, unter anderem für:
Durch die enge Verzahnung von Dokumentation, digitalen Systemen und operativen Abläufen unterstützten wir unseren Kunden dabei, seine Produktionsprozesse transparent, kontrollierbar und auditfähig zu gestalten.
Direkte Ergebnisse:
Langfristiger Mehrwert
